Varför upphandlingar är en möjlighet för tillväxt - Tips hur du vinner upphandlingar

Upphandlingar är en ofta förbisedd, men mycket kraftfull, möjlighet för företag att växa och etablera sig på nya marknader. Genom att delta i upphandlingsprocesser får företag chansen att säkra stora kontrakt, få tillgång till offentliga medel och skapa långsiktiga relationer med kunder inom både offentlig och privat sektor. Men för att lyckas krävs både strategi och noggrannhet.

I denna artikel ska vi utforska hur upphandlingar kan fungera som en hävstång för tillväxt, hur upphandlingsprocessen ser ut, vad som vanligtvis behöver ingå i ett anbud, samt vilka risker som finns med att vinna en upphandling.

Varför upphandlingar är en möjlighet för tillväxt

Att vinna en upphandling innebär ofta en stabil och betydande intäkt över tid, vilket kan ge företaget både ekonomisk trygghet och möjligheter till expansion. Upphandlingar är särskilt attraktiva för företag inom sektorer som bygg, IT, utbildning, konsulttjänster och varuförsörjning.

Några fördelar med att delta i upphandlingar:

1. Stora kontrakt och stabila intäkter: Många upphandlingar erbjuder långsiktiga avtal som ger företaget en stabil inkomstkälla.

2. Ny marknadstillgång: Genom att vinna en upphandling kan företaget etablera sig på nya marknader eller inom nya kundsegment.

3. Ökad trovärdighet: Att bli vald i en konkurrensutsatt process ökar företagets anseende och trovärdighet på marknaden.

4. Relationer och nätverk: En vunnen upphandling kan leda till fler affärsmöjligheter genom långsiktiga relationer med kunder och samarbetspartners.

Upphandlingar är alltså inte bara ett sätt att vinna affärer – de är en strategisk möjlighet för företag att skala upp sin verksamhet och stärka sin position på marknaden.

Upphandlingsprocessen – Steg för steg

För att delta i en upphandling krävs en förståelse för hur processen fungerar. Upphandlingsprocessen kan variera beroende på land, bransch och kontraktets omfattning, men generellt följer den några tydliga steg:

1. Identifiering av upphandlingar

Det första steget är att identifiera relevanta upphandlingar. Många upphandlingar annonseras på offentliga plattformar eller via specifika upphandlingssajter. Företag bör bevaka dessa plattformar regelbundet för att inte missa potentiella affärsmöjligheter.

2. Utvärdera krav och förutsättningar

När en intressant upphandling identifierats är nästa steg att analysera kravspecifikationen och förutsättningarna. Viktiga frågor att ställa inkluderar:

• Är kraven realistiska för företaget att uppfylla?

• Har vi de resurser som krävs för att leverera enligt avtalet?

• Är projektet ekonomiskt fördelaktigt?

3. Förberedelse av anbud

Att skapa ett vinnande anbud är kärnan i upphandlingsprocessen. Anbudet ska vara både konkurrenskraftigt och möta alla krav som ställs i förfrågningsunderlaget.

4. Insändning av anbud

När anbudet är färdigt skickas det in enligt de regler och tidsramar som angetts i upphandlingsdokumentationen. Det är viktigt att vara noggrann – även små fel kan leda till att anbudet förkastas.

5. Utvärdering och tilldelning

Efter att anbudet skickats in utvärderas det av den upphandlande myndigheten eller organisationen. Utvärderingen kan baseras på flera faktorer, såsom pris, kvalitet, innovation och leveranstid. Det vinnande företaget meddelas sedan via ett tilldelningsbeslut.

6. Avtalstecknande

När tilldelningen är klar skrivs avtal mellan parterna, och det är nu som leveransen av varor eller tjänster kan påbörjas.

Vad bör ingå i ett anbud?

Att skapa ett anbud som uppfyller alla krav och samtidigt står ut från konkurrensen är en utmaning Här är några av de viktigaste komponenterna som oftast behöver ingå i ett framgångsrikt anbud:

1. En tydlig förståelse av uppdraget

Anbudet ska visa att företaget har en djup förståelse för uppdraget och de behov som den upphandlande parten har. Detta kan innebära att tydligt beskriva hur företaget avser att möta de specifika kraven.

2. Prissättning

Priset är ofta en avgörande faktor i upphandlingsprocessen. Det är viktigt att prissättningen är konkurrenskraftig men samtidigt tillräcklig för att säkerställa lönsamhet. En noggrann kalkyl bör ligga till grund för prisförslaget.

3. Erfarenhet och referenser

De flesta upphandlare vill se bevis på att företaget har erfarenhet av liknande projekt. Referenser och tidigare projekt är ofta en viktig del av anbudet.

4. Leveransplan

En detaljerad leveransplan som visar hur företaget tänker genomföra uppdraget är central. Planen bör innehålla tidsramar, resurser och nyckelaktiviteter.

5. Kvalitetssäkring

Visa att företaget har robusta processer för att säkerställa hög kvalitet i leveransen. Detta kan inkludera interna kontrollmekanismer och certifieringar.

6. Riskhantering

Många upphandlare vill veta hur företaget planerar att hantera risker som kan uppstå under projektets gång. En gedigen riskhanteringsplan kan vara en konkurrensfördel.

7. Innovation och mervärde

Att inkludera innovativa lösningar eller sätt att tillföra mervärde kan göra att anbudet sticker ut från konkurrenterna. Detta kan vara allt från hållbara lösningar till kostnadseffektiv teknik.

Exempel på vinnande anbud och deras resultat

För att ge en tydligare bild av hur upphandlingar kan bli en plattform för tillväxt, låt oss titta på några exempel där företag har vunnit upphandlingar och vad detta inneburit för deras verksamhet.

Exempel 1: IT-företaget som digitaliserade en kommun

Ett medelstort IT-företag vann en upphandling för att digitalisera en kommunal verksamhet, inklusive införandet av e-tjänster och förbättrad datasäkerhet. Företagets vinnande anbud inkluderade:

• En detaljerad leveransplan för digitalisering.

• Konkurrenskraftig prissättning som balanserade kostnadseffektivitet med hög kvalitet.

• Referenser från liknande projekt, vilket visade på företagets erfarenhet.

Resultat: Detta kontrakt ledde till en intäkt på över 20 miljoner kronor över tre år, vilket gjorde det möjligt för företaget att anställa fler medarbetare, expandera sitt erbjudande och stärka sitt rykte som en pålitlig leverantör inom offentlig sektor. Efter leveransen fick de ytterligare kontrakt från närliggande kommuner.

Exempel 2: Byggföretaget som vann ett infrastrukturprojekt

Ett byggföretag vann en upphandling för att bygga en bro för en regional transportmyndighet. Företagets anbud stack ut genom att erbjuda:

• Innovativa byggtekniker som minskade byggtiden med 15%.

• En hållbarhetsplan som visade hur de skulle minimera miljöpåverkan.

• Ett tydligt och realistiskt budgetförslag.

Resultat: Projektet resulterade i en omsättning på 150 miljoner kronor, vilket gjorde det möjligt för företaget att investera i ny teknik och expandera sin verksamhet till andra regioner. Företaget blev också känt för sitt fokus på hållbarhet, vilket gav dem ett försprång i framtida upphandlingar med miljökrav.

Exempel 3: Konsultföretaget som levererade ledarskapsutbildning

Ett mindre konsultföretag vann en upphandling från en statlig myndighet för att leverera ledarskapsutbildningar. Deras framgångsrika anbud inkluderade:

• En skräddarsydd utbildningsplan som mötte myndighetens behov.

• Konkurrenskraftig prissättning med flexibilitet för förändringar.

• Dokumenterad expertis genom certifikat och rekommendationer från tidigare kunder.

Resultat: Kontraktet var värt 5 miljoner kronor och bidrog till att företaget fick större synlighet inom offentlig sektor. Efter den framgångsrika leveransen blev konsultföretaget inbjudet att delta i ytterligare tre upphandlingar för liknande projekt.

Exempel 4: Livsmedelsleverantören som säkrade ett långsiktigt avtal

Ett livsmedelsföretag vann en upphandling för att leverera ekologiska produkter till skolor i en storstad. Företagets anbud innehöll:

• En kostnadseffektiv logistikplan som minimerade transportkostnader och leveranstider.

• En hållbarhetsprofil som visade företagets engagemang för ekologisk och närproducerad mat.

• Ett åtagande att samarbeta med lokala producenter.

Resultat: Avtalet var värt 10 miljoner kronor per år och skapade en stabil intäktskälla under fem år. Företaget kunde använda dessa intäkter för att expandera sitt produktutbud och bygga relationer med fler offentliga institutioner.

Slutsats: Lärdomar från vinnande anbud

Dessa exempel visar att nyckeln till framgång i upphandlingar ligger i att förstå kundens behov, skapa ett konkurrenskraftigt erbjudande och leverera med hög kvalitet. Att vinna en upphandling kan leda till mycket mer än bara intäkter – det kan öppna dörrar till nya marknader, stärka företagets trovärdighet och lägga grunden för långsiktig tillväxt. Genom att använda strategier som de ovan kan företag maximera sina chanser att lyckas i upphandlingsprocesser.

Risker med att vinna en upphandling

Trots de många fördelarna finns det även risker förknippade med att vinna en upphandling. Det är viktigt för företag att vara medvetna om dessa för att kunna förbereda sig och minimera potentiella negativa konsekvenser.

1. För lågt pris

I jakten på att vinna kan företag ibland prissätta sig för lågt, vilket resulterar i en olönsam affär. Detta kan skapa ekonomiska problem längre fram, särskilt om oväntade kostnader uppstår.

2. Överbelastning

Att vinna en stor upphandling kan sätta stor press på företagets resurser, både vad gäller personal och material. Om företaget inte är förberett kan detta leda till försenade leveranser eller kvalitetsproblem.

3. Strikta kontraktsvillkor

Upphandlingskontrakt innehåller ofta detaljerade villkor som kan vara svåra att uppfylla. Företag bör noga granska kontraktet innan det undertecknas för att undvika juridiska och ekonomiska risker.

4. Goodwillrisk

Om företaget inte lever upp till förväntningarna kan detta skada dess rykte, vilket kan påverka möjligheterna att vinna framtida upphandlingar.

5. Finansiella risker

Långsamma betalningar från den upphandlande parten kan skapa kassaflödesproblem, särskilt för mindre företag.

Exempel på vinnande upphandlingar som skapade problem eller ledde till konkurs

Trots de stora möjligheterna som upphandlingar erbjuder, kan de också medföra betydande risker om de inte hanteras rätt. Här är några exempel där en vunnen upphandling istället blev en belastning för företaget och i vissa fall ledde till konkurs.

Exempel 1: Byggföretaget som underskattade kostnaderna

Ett byggföretag vann en upphandling för att bygga ett nytt kommunalt idrottscenter. Företaget erbjöd det lägsta priset i konkurrensen, vilket var en nyckelfaktor för att vinna kontraktet. Men de missade att noggrant kalkylera vissa kostnader, som stigande priser på byggmaterial och oväntade markförhållanden som försenade projektet.

Problemen som uppstod:

• Företaget fick stå för stora oväntade kostnader, vilket ledde till att projektet blev olönsamt.

• För att klara av att slutföra projektet tvingades företaget ta dyra lån, vilket dränerade kassaflödet.

• Företaget förlorade sitt rykte på marknaden eftersom projektet blev kraftigt försenat.

Resultat: Företaget gick i konkurs innan projektet ens var färdigt, och kommunen tvingades anlita en annan leverantör för att slutföra bygget.

Exempel 2: Transportföretaget som överskattade sin kapacitet

Ett mindre transportföretag vann en upphandling för att hantera avfallshantering för en stor stad. Kontraktet var ekonomiskt lukrativt, men företaget underskattade de logistiska och operativa kraven för att hantera uppdraget.

Problemen som uppstod:

• Företaget hade inte tillräckligt med personal och fordon för att möta stadens behov, vilket ledde till stora förseningar i avfallshanteringen.

• Försöken att snabbt expandera verksamheten ledde till höga omkostnader och ineffektiva lösningar.

• Missnöje hos kunden och negativa mediarapporter skadade företagets rykte.

Resultat: Efter flera månader av problem avslutades kontraktet i förtid, och företaget förlorade både pengar och sitt rykte. Kort därefter gick företaget i konkurs.

Exempel 3: Konsultföretaget som inte förstod uppdragskraven

Ett konsultföretag vann en upphandling för att implementera ett nytt IT-system för en offentlig myndighet. Företagets anbud var prisvärt och lovande, men det visade sig att de inte hade tillräcklig erfarenhet av att arbeta med den specifika tekniken som uppdraget krävde.

Problemen som uppstod:

• Företaget behövde anlita externa experter för att täcka kunskapsluckorna, vilket ökade kostnaderna dramatiskt.

• Projektet blev försenat och leveransen uppfyllde inte de krav som myndigheten ställt.

• Kunden vägrade att betala hela beloppet eftersom projektet inte uppfyllde kontraktet.

Resultat: Företaget tvingades ta ekonomiska förluster och förlorade förtroendet hos sina kunder. Detta resulterade i att företaget förlorade ytterligare uppdrag och till slut gick i konkurs.

Lärdomar från dessa exempel

Dessa exempel illustrerar att en vunnen upphandling inte automatiskt innebär framgång. Här är några lärdomar för att minimera riskerna:

1. Realistiska kalkyler: Det är avgörande att noggrant kalkylera alla kostnader och säkerställa att anbudet är både konkurrenskraftigt och ekonomiskt hållbart.

2. Kapacitetsanalys: Företag måste ärligt bedöma om de har resurserna och kapaciteten att leverera enligt kontraktet.

3. Kontroll av kassaflöde: Företag måste ha en plan för att hantera kassaflödet, särskilt i projekt där betalningar kan dröja.

4. Förståelse av kraven: Det är viktigt att helt förstå uppdraget och kravspecifikationen innan man lämnar in ett anbud.

5. Riskhantering: Företag bör skapa en robust riskhanteringsplan för att hantera oförutsedda utmaningar.

Med rätt strategi, förberedelse och genomförande kan företag undvika dessa fallgropar och dra nytta av de möjligheter som upphandlingar erbjuder för tillväxt och framgång.

Slutsats

Upphandlingar är en fantastisk möjlighet för företag att växa, få stabila intäkter och etablera sig på nya marknader. Men för att lyckas krävs en strategisk och noggrann inställning. Att förstå upphandlingsprocessen, skapa konkurrenskraftiga anbud och vara medveten om potentiella risker är avgörande för att uppnå framgång.

Genom att balansera möjligheterna med de medföljande riskerna kan företag utnyttja upphandlingar som en stark plattform för expansion och långsiktig framgång.

Vill ni vinna upphandlingar? Läs mer >>>

Not: Om ni är en upphandlande organisation som behöver stöd för att skriva förfrågningsunderlag, kontakta oss.